De klant is een luchthavenuitbater die continu operationeel blijft: elke paar minuten landt of vertrekt er een toestel. Werken op de airside, de zone voorbij de beveiligingscontrole, raken meteen aan de vluchtplanning en de veiligheid van de luchthavenoperatie. Xylos bouwde een Power App die het volledige aanvraag- en goedkeuringsproces voor die werken digitaliseert. Sinds begin 2026 is de app live en in dagelijks gebruik.

Werken op de airside zijn fundamenteel anders dan wegenwerken in een stad: een omleidingsbord lost hier niets op. Elke ingreep aan de tarmac of het platform raakt meteen aan de vluchtplanning en de veiligheid van de luchthavenoperatie. Voor elke aanvraag moesten daarom meerdere interne diensten hun goedkeuring geven, zoals veiligheid en operaties. Dat verliep via mail en papieren formulieren, met trage doorlooptijden als gevolg en weinig zicht op waar een aanvraag precies vastzat.

Xylos bouwde samen met de klant een Power App die het aanvraag- en goedkeuringsproces herleidt tot één digitaal traject. Vertrekpunt was niet de techniek, maar het bestaande proces: welke informatie nodig is per type werk, wie op welk moment goedkeuring moet geven, en hoe de status van een aanvraag daarna wordt opgevolgd. Die logica werd stap voor stap vertaald naar een Power App met Power Automate op de achtergrond, in nauwe samenwerking met de betrokken diensten.

De aanvraagformulieren passen zich aan op basis van het type werk. Kiest een aanvrager voor een ingreep aan de landingsbaan, dan verschijnen automatisch de velden die daarvoor relevant zijn, zoals het exacte tijdslot of de impact op de vluchtplanning. Voor een minder ingrijpende werf blijft het formulier korter, zodat elke dienst meteen de juiste informatie krijgt zonder overbodige velden in te vullen.

Wie een veld mag inzien of aanpassen, hangt af van de status van de aanvraag. Een aanvrager kan zijn dossier aanvullen zolang het nog in behandeling is, terwijl een goedkeurende dienst enkel de velden ziet die voor zijn beoordeling relevant zijn. Zodra een stap is afgerond, wordt die vergrendeld, zodat de historiek van elke aanvraag intact blijft.

Power Automate verwittigt elke betrokken dienst op het juiste moment in het proces. Een goedkeurder krijgt een melding zodra een aanvraag klaarstaat voor beoordeling, en de aanvrager wordt automatisch op de hoogte gebracht van elke stap vooruit. Dat sluit de kans op vergeten aanvragen zo goed als uit.

Sinds de app live ging, verloopt de goedkeuring van werken op de airside merkbaar sneller en met minder fouten. Aanvragers weten meteen welke informatie nodig is, en goedkeurders krijgen enkel te zien wat voor hen relevant is. De betrokken diensten geven aan dat ze voor het eerst een duidelijk overzicht hebben op elke aanvraag, over alle fases van het proces heen.

Benieuwd wat Power Platform kan betekenen voor jouw organisatie? Xylos helpt je het proces helder krijgen.