De klant is een internationale groep in materiaaltechnologie en recyclage, met vestigingen wereldwijd en duizenden medewerkers die dagelijks in dezelfde digitale werkomgeving samenwerken. Xylos is er al meer dan veertien jaar de vaste partner voor alles wat met SharePoint en Microsoft 365 te maken heeft.
:focal())
14 jaar
strategisch partnerschap rond SharePoint en M365
18
consultants op architectuur, bouw en beheer
2 weken
tot twee senior specialisten meedraaiden
40%
lagere kosten via het nearshoringmodel
De uitdaging
De samenwerkingsomgeving zat lange tijd in eigen beheer en groeide mee met de organisatie. De processen errond stonden nergens volledig beschreven. Kennis zat in hoofden in plaats van in documentatie, en dat maakt een omgeving van deze omvang kwetsbaar.
Daarbovenop kwam een tweede vraag. Het interne Microsoft 365-team uitbreiden bleek moeilijk in een krappe IT-arbeidsmarkt, zeker met de kosten onder controle en de kwaliteit op peil.
De aanpak
Xylos nam het dagelijks beheer van de SharePoint-omgeving over. Bij die overname bracht het team alle processen en procedures in kaart, en schreef het uit wat ontbrak. Die documentatie werd de basis voor alles wat erna kwam.
Vandaag staat een team van achttien consultants dagelijks in voor de architectuur, de governance, de bouw en het onderhoud van de Microsoft 365-samenwerkingsomgeving. Een vaste ploeg die de organisatie kent, met korte lijnen naar de interne verantwoordelijken.
Voor de schaalvraag zette Xylos zijn nearshoringmodel in. Twee senior Microsoft-specialisten draaiden binnen twee weken mee in het interne team, met begeleiding vanuit het lokale Xylos-team tijdens de overgang.
De oplossing
Het collaboration-landschap moderniseert stap voor stap. De workflowapplicaties op SharePoint verhuizen naar een modern online platform: on-premise servers, bestaande online omgevingen en toepassingen worden gemigreerd en geïntegreerd binnen Microsoft 365.
In die nieuwe architectuur wordt Teams de centrale interface, met SharePoint en het Power Platform als onderliggende bouwstenen. Het Power Platform dient daarbij als vaste basis voor een brede reeks bedrijfsapplicaties.
Een sprekend voorbeeld is het beheersysteem voor kwaliteitsdocumenten. SharePoint Online en Power Automate dragen er een organisatiebrede oplossing voor het beheren en publiceren van kwaliteitsdocumenten, met een strikte goedkeuringsflow en een volledig auditspoor.
Het resultaat
Wat begon als uitbesteed beheer, groeide uit tot een samenwerking over de volle breedte van de digitale werkplek. De activiteiten lopen in 2026 verder.
Een gedocumenteerde omgeving waarin processen en procedures vastliggen in plaats van bij individuen.
Een vast team van achttien consultants dat de organisatie en haar historiek kent.
Een stapsgewijze modernisering naar Teams als centrale interface, met SharePoint en Power Platform eronder.
De mogelijkheid om snel op te schalen zonder in te boeten op kwaliteit of budget.
De klant vat de samenwerking rond de teamuitbreiding zelf zo samen.
“De uitbreiding van ons Microsoft 365-team bleek een flinke uitdaging, met de kosten onder controle en de kwaliteit op peil. De nearshoringoplossing van Xylos overtrof onze verwachtingen. Binnen twee weken draaiden twee senior Microsoft-specialisten naadloos mee in ons team en leverden ze meteen waarde. Het lokale Xylos-team ondersteunde de overgang van dichtbij. Zo konden we snel opschalen, de kosten met 40 % verlagen en de deadlines van onze interne klanten halen zonder aan kwaliteit in te boeten.”
Klaar voor een gesprek?
Wil je je digitale werkplek moderniseren of je Microsoft 365-team versterken? We denken mee over de architectuur en leveren de mensen die ze bouwen en beheren.