Fluxys est une entreprise d'infrastructure gazière qui gère l'infrastructure de transport et de stockage de gaz naturel en Belgique.

En tant qu'entreprise moderne, Fluxys investit dans le matériel et les logiciels pour accroître la productivité de ses collaborateurs. L'entreprise évolue de plus en plus vers un poste de travail numérique, allant au-delà de la simple mise en place de solutions comme Microsoft 365.

Jérôme Van Der Meerschen, Digital Workplace Manager chez Fluxys, veut préparer l'organisation à des façons de travailler entièrement nouvelles. En fin de compte, le succès de ces efforts et de ces investissements dépendra des utilisateurs finaux. Ils doivent acquérir les connaissances et compétences nécessaires. Et c'est là que les Digital Coaches de Xylos peuvent donner un coup de main.

Les collaborateurs de Fluxys sont en contact quotidien avec leurs Digital Coaches. Ils disposent de plusieurs points de contact : e-mail, messages de chat via Teams et échanges en personne. Faire régulièrement le point s'est avéré une habitude utile. Les questions ne se limitent plus aux outils logiciels classiques comme Word, Excel et PowerPoint, mais ont évolué vers des applications comme Teams, SharePoint et OneDrive. Ces derniers outils s'avèrent être des piliers d'une façon de travailler moderne et efficace. Chez Fluxys, les collaborateurs sont très motivés à bien utiliser ces outils.

Grâce à une campagne d'information, le seuil pour que les collaborateurs de Fluxys contactent les coaches était très bas. « Nos collaborateurs ont déjà pris l'habitude de contacter les Digital Coaches dès qu'ils veulent savoir quelque chose », explique Jérôme.

Les Digital Coaches organisent des sessions d'inspiration hebdomadaires en français, néerlandais et anglais, car Fluxys possède aussi des bureaux en Allemagne, en Suisse, en France et au Royaume-Uni. Lors de ces courtes sessions, ils mobilisent leur public et lui présentent de nouvelles techniques et de nouveaux outils dans Microsoft 365. Ils ont ainsi par exemple appris aux collaborateurs de Fluxys comment collaborer au mieux dans des fichiers SharePoint, garder le contrôle de leur boîte de réception, exporter des données depuis Excel et les transformer avec Power Query, et comment tirer le meilleur parti des dernières fonctionnalités et applications mobiles.

Les coaches amènent les participants à réfléchir à la façon dont ils abordent leurs tâches quotidiennes et à la manière d'améliorer leur façon de travailler. Nous constatons souvent que les participants aux sessions sont « bloqués » dans leur ancienne façon de travailler et ne réalisent pas qu'ils pourraient gagner beaucoup de temps en utilisant de nouvelles techniques. Après une session d'inspiration, les participants peuvent contacter le Digital Coach pour une session individuelle sur la manière d'intégrer ces techniques dans leurs routines de travail personnelles.

La plateforme vidéo OASE est un autre outil puissant du plan d'adoption utilisateur de Fluxys. Les collaborateurs utilisent notre plateforme d'apprentissage vidéo pour trouver rapidement une réponse à leurs questions grâce à des tutoriels courts et clairs dans leur propre langue, sans interrompre leur flux de travail.

Avec un retour sur investissement d'environ 100 %, le Digital Coaching donne de bien meilleurs résultats que la formation standard. « Bien sûr, nous n'avons pas complètement supprimé notre formation habituelle », explique Jérôme Van Der Meerschen, « mais les coaches peuvent désormais nous conseiller sur les formations de notre portfolio qui sont utiles pour des utilisateurs finaux spécifiques. » Une évaluation personnalisée des besoins et une aide à la mise en pratique de nouvelles informations améliorent aussi l'efficacité des sessions de formation habituelles de l'entreprise.

Lorsque la plupart des collaborateurs de Fluxys ont dû travailler depuis chez eux pendant le confinement, la demande d'outils de collaboration a explosé et la valeur des Digital Coaches est devenue encore plus évidente. Les coaches ont pris contact de manière proactive et personnelle avec tous les collaborateurs et ont proposé de l'aide et des conseils pour le travail à distance. Grâce à des webinaires et des vidéos sur mesure sur OASE, ils ont veillé à ce que tout le monde adhère à la nouvelle façon de travailler.

Le nombre de collaborateurs qui demandent conseil aux Digital Coaches de Xylos ne cesse de croître. La plupart du temps, ils recherchent une alternative à des boîtes mail surchargées ou un moyen de partager et d'utiliser facilement des fichiers sur plusieurs appareils. Les Digital Coaches proposent une solution qui répond à leurs besoins et assurent le lien entre les équipes techniques et les utilisateurs finaux. La suite Microsoft 365 contient toutes les applications dont les collaborateurs ont besoin pour communiquer et collaborer efficacement. Le Digital Coaching veille à ce que les collaborateurs choisissent les bons outils et apprennent à les utiliser. Pour la plus grande joie de Jérôme Van Der Meerschen, l'utilisation de Teams pour la communication et la collaboration a augmenté de façon exponentielle.

« J'ai accès aux outils de reporting de l'équipe et je peux suivre toutes leurs activités », dit Jérôme. « Les statistiques sont utiles pour voir sur quelles applications les collaborateurs ont des questions, ou pour quelles sessions Inspire nos collaborateurs se montrent les plus intéressés. »