Ahlers is een familiebedrijf met meer dan 115 jaar ervaring, hoofdkantoor in Antwerpen, kantoren in meer dan vijftien landen en ruim 220 medewerkers wereldwijd. De organisatie combineert een globale schaal met lokale expertise in maritieme dienstverlening en logistiek.

Het systeemlandschap van Ahlers was sterk versnipperd. De order-to-cash flow liep over verschillende lokale systemen, zonder centraal zicht op kosten en marges.

Drie triggers brachten Ahlers tot een centrale digitalisatie-investering. Klanten stelden steeds hogere eisen aan dienstenintegratie en datarapportering, eisen die de bestaande IT-structuur niet meer aankon. IT werd historisch deels per land aangestuurd, terwijl de business om centrale regie vroeg. En de oorlog in Oekraïne dwong tot een carve-out van de Russische tak, waar toen een groot deel van de IT-expertise zat.

Ahlers koos voor een best-of-breed centrale architectuur, met duidelijke posities voor de klassieke silosystemen CRM, TMS, WMS, Finance en HR, en een Order Management System op Mendix als spil daarin. Een integratielaag verbindt de systemen onderling.

Voor het invullen van de IT-gaps doorliep Ahlers een selectietraject van enkele maanden, waarin Mendix afgewogen werd tegen Salesforce en high-code alternatieven. De keuze viel op Mendix omwille van de leiderspositie in het Gartner-kwadrant, een aantrekkelijke business case, een voorspelbaar OPEX-model en de stabiliteit die een Europese leverancier biedt in een geopolitiek onzeker klimaat. Xylos realiseerde het project.

Een discovery workshop bracht de businessnoden, de waardedrijvers en de end-to-end flow in kaart: order intake, kostentransparantie, realtime margebeheer, facturatie op milestones en documentgeneratie. Ahlers startte bewust bij documentgeneratie, waar de grootste operationele winst lag. Het traject werkt met tweewekelijkse sprints en een levende backlog. Al na zes weken kon een eerste versie getoond worden aan de stakeholders bij Ahlers.

Het Mendix-platform automatiseert de volledige order-to-cash flow. Orders worden ingevoerd met kost- en opbrengstlijnen per business unit, en inkomende facturen worden gematcht met de kostlijnen, automatisch waar het kan en manueel waar het moet.

Facturen komen binnen via een integratielaag. Peppol-facturen lopen rechtstreeks door, andere facturen worden via OCR en AI gescand met een extra validatiestap. Het platform genereert de logistieke documenten automatisch en uniform, beheert marges per order en per transport in realtime, en factureert op vooraf afgesproken milestones.

Geautomatiseerde anomaliedetectie signaleert afwijkingen, zoals een hoge marge bij lage omzet of opvallend hoge kosten. De meertalige interface volgt de internationale werking van Ahlers.

Na negen maanden levert het platform meetbare resultaten. De AI-gedreven factuurverwerking bracht de verwerkingstijd terug tot twintig seconden per factuur, tegenover vijf minuten handwerk in het oude systeem, met een datanauwkeurigheid van 98 procent waar dat vroeger 60 procent was.

• 3.500 leveranciersfacturen door AI gescand, waarvan 3.231 automatisch gematcht met de kostlijnen.

• Meer dan 6.511 documenten automatisch gegenereerd, met minder handwerk als gevolg.

• 2.067 bestelbestanden als global single source of truth, waardoor alle kosten verantwoord zijn.

• 1.549 verkoopfacturen met wereldwijde transparantie, wat de DSO verlaagt en de opvolging vanuit het hoofdkantoor vereenvoudigt.

Wereldwijde transparantie over verkoopfacturen en leverancierskosten laat Ahlers het hele proces volgen, order per order, en stuurt de inkoop scherper aan dankzij realtime data-inzichten. Het platform vormt de basis voor de volgende stappen: volledige order-to-cash-automatisatie, een herwerkte interface en een selfserviceomgeving voor klanten, alle drie in implementatie.

Loopt jouw order-to-cash over systemen die elkaar niet kennen? We brengen low-code, data en automatisatie samen, en tonen binnen weken een eerste werkende versie.